Bei einem internationalen Kooperationsprojekt oder einer Evaluationsmission erhält man oft einen unvollständigen TDR am Tag vor einem Lenkungsausschuss. Unklare Ziele, ein übergreifender Umfang, schlecht definierte Ergebnisse: Das Dokument, das die Mission rahmen soll, wird zur ersten Quelle von Blockaden. Einen soliden TDR für ein Projekt zu erstellen, bedeutet, die Gleise zu legen, bevor der Zug fährt.
RACI-Matrix in einem TDR: Verantwortlichkeiten vor dem Start klären
Die Leitfäden zu den Terms of Reference (TDR) detaillieren die auszufüllenden Abschnitte. Die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den Beteiligten bleibt jedoch der Punkt, der die Einsätze vor Ort ins Stocken bringt: schlecht verteilte Verantwortlichkeiten zwischen den Beteiligten. Es gibt TDR, in denen drei verschiedene Personen glauben, den Abschlussbericht genehmigen zu können, ohne dass eine von ihnen ausdrücklich benannt ist.
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Die Integration einer RACI-Matrix direkt in den TDR löst dieses Problem. Für jedes Ergebnis oder jede Schlüsselaufgabe werden vier Rollen zugewiesen: Verantwortlicher (der ausführt), Genehmiger (der validiert), Konsultierter (der eine Meinung abgibt), Informierter (der die Informationen erhält). Die systematische Anwendung dynamischer RACI-Matrizen in den TDR trägt dazu bei, Projektfehler zu reduzieren, insbesondere in Subsahara-Afrika, wo Verzögerungen aufgrund unklarer Verantwortlichkeiten häufig sind.
Es wird empfohlen, diese Matrix dynamisch zu gestalten: Die Rollen können sich zwischen der Diagnosephase und der Rückgabefase ändern. Diese Dynamik im TDR zu präzisieren, vermeidet Governance-Konflikte während der Mission. Um besser zu verstehen, wie man einen TDR für ein Projekt mit diesem Detailgrad erstellt, sollte man das Dokument als ein Steuerungsinstrument und nicht als eine administrative Formalität betrachten.
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Formulierung der spezifischen Ziele eines TDR: die praktische Methode
Ein TDR mit einem Ziel wie “die lokale Governance verbessern” ermöglicht es niemandem, zu arbeiten. Das Projektteam weiß nicht, was konkret von ihm erwartet wird, und die abschließende Bewertung wird zu einer rhetorischen Übung.
Jedes spezifische Ziel muss ein beobachtbares Ergebnis beschreiben. Man beginnt mit der Situation vor Ort: Welche Veränderung möchte man am Ende der Mission feststellen? Die Formulierung in Bezug auf konkrete Ergebnisse zwingt zur Präzision.
Allgemeines Ziel und operationale Ziele unterscheiden
Das allgemeine Ziel gibt die strategische Richtung vor. Die spezifischen Ziele beschreiben messbare Ergebnisse. Die Verwirrung zwischen den beiden Ebenen ist häufig in schlecht verfassten TDR.
- Das allgemeine Ziel beantwortet die Frage “Warum gibt es diese Mission?” (zum Beispiel: die Kapazitäten der Haushaltsüberwachung einer Gemeinde stärken)
- Die spezifischen Ziele beantworten die Frage “Welche konkreten Ergebnisse oder Veränderungen erwarten wir?” (15 Mitarbeiter im Überwachungstool schulen, einen methodischen Leitfaden erstellen, der vom technischen Ausschuss genehmigt wird)
- Die Ergebnismessindikatoren, die mit jedem spezifischen Ziel verbunden sind, ermöglichen es, die Erreichung am Ende der Mission ohne Mehrdeutigkeit zu überprüfen
Diese Unterscheidung scheint grundlegend. In der Praxis sieht man jedoch immer noch TDR von Projekten, die von internationalen Geldgebern finanziert werden, in denen allgemeines Ziel und operationale Ziele auf einer einzigen Zeile vermischt werden.
Nachhaltigkeitsklauseln und Risikomanagement in einem TDR
Seit der Überarbeitung der Verordnung (EU) 2021/241 über das Wiederaufbau- und Resilienzinstrument müssen TDR, die von der EU finanziert werden, Umwelt-Nachhaltigkeitsklauseln enthalten. Dies ist nicht mehr optional: Ein TDR ohne Umweltaspekt kann in der Prüfungsphase abgelehnt werden.
Parallel dazu beschränkt sich das Risikomanagement in einem TDR nicht mehr nur auf finanzielle Risiken. In Südostasien integrieren die Terms of Reference nun verpflichtende Protokolle zum Management klimatischer Risiken, was eine Abweichung von den westlichen Standards darstellt, die weiterhin auf den finanziellen Aspekt fokussiert sind. Dieser Trend breitet sich allmählich auf frankophone Projekte aus.
Was konkret in den Risikobereich aufgenommen wird
Der Risikobereich eines effektiven TDR beschränkt sich nicht auf eine kopierte Tabelle eines vorherigen Projekts. Man identifiziert die spezifischen Risiken der Mission, bewertet deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen und plant operationale Minderungsmaßnahmen.
- Risiken im Zusammenhang mit dem Zeitplan: Regenzeit, Wahlperioden, Nichterreichbarkeit der institutionellen Ansprechpartner
- Methodologische Risiken: fehlende Basisdaten, eingeschränkter Zugang zu den Interventionsgebieten, Stichprobenverzerrungen
- Governance-Risiken: Wechsel des Ansprechpartners während der Mission, Genehmigung blockiert durch eine nicht im RACI vorgesehenen Ebene
- Umweltrisiken: Kohlenstoffauswirkungen des Einsatzes vor Ort, Einhaltung der Anforderungen des Geldgebers an die Nachhaltigkeit
Die Rückmeldungen zu diesem Punkt variieren je nach Geldgeber. Einige verlangen eine detaillierte Risikoanalyse bereits im TDR, andere fordern sie im Startbericht an. Die Überprüfung der Bedingungen des Aufrufs vor der Erstellung vermeidet unnötige Arbeit.
Umfang und Ergebnisse des TDR: Grenzen von Anfang an festlegen
Ein TDR ohne klaren Umfang führt zu Scope Creep: Die Mission weitet sich allmählich aus, die Ressourcen reichen nicht mehr aus, und der Abschlussbericht kommt verspätet. Zu definieren, was außerhalb des Umfangs liegt, ist ebenso nützlich wie aufzulisten, was dazugehört.
Im TDR werden die erwarteten Ergebnisse mit ihrem Format (Word-Bericht, PowerPoint-Präsentation, Datenbank), ihrem ungefähren Umfang und ihrem Abgabetermin präzisiert. Für jedes Ergebnis wird angegeben, wer genehmigt und innerhalb welcher Frist. Ohne diese Präzision zieht sich die Rückgabefase in die Länge.
Budget und Ressourcen in den Terms of Reference
Der Ressourcenbereich des TDR legt die mobilisierten menschlichen, logistischen und finanziellen Mittel fest. Hier wird die Zusammensetzung des Projektteams, die gesuchten Profile, die geschätzte Anzahl der Arbeitstage und die geplanten Reisen erwähnt. Das Budget kann im TDR oder in einem Anhang je nach den Praktiken des Geldgebers aufgeführt werden.
Ein gut verfasster TDR schützt sowohl den Auftraggeber als auch den Dienstleister. Er legt einen verbindlichen Referenzrahmen fest, der im Falle von Meinungsverschiedenheiten über den Umfang oder die Qualität der Ergebnisse herangezogen werden kann. Wenn man zwei Tage in die Erstellung eines strukturierten TDR investiert, spart man oft zehn Tage in Verhandlungen und Nachträgen während der Mission.